Sebelum memesan jumlah undangan,
kita harus sudah memiliki daftar siapa saja yang akan diundang. Untuk mendapatkan
daftar nama ini, kita harus menentukan terlebih dulu:
- Jumlah undangan sudah dibatasi dari awal
Bagi Anda yang
concern pada budget, tentunya jumlah undangan harus dibatasi dari awal. Jumlah orang
yang akan kita undang merupakan patokan seberapa besar budget yang akan kita
keluarkan nantinya. Intinya, semakin banyak yang diundang, maka budget akan
semakin besar. Logikanya, semakin banyak yang kita undang, maka kita harus
memesan undangan lebih banyak, katering & snack lebih banyak, tempat
resepsi lebih luas, souvenir lebih banyak, dan jumlah rol foto/dokumentasi
lebih banyak juga.
Penting juga
dibahas dalam rembug tua (postingan di blog saya sebelumnya), mengenai
kesepakatan keluarga kedua belah pihak manten apakah resepsi menjadi satu
(gabungan keluarga besar laki-laki & perempuan) ataukah pihak laki-laki
akan mengadakan resepsi sendiri (kalau di Jogja biasa disebut Ngundhuh Mantu).
Saya memilih
cara ini dalam penentuan siapa saja yang akan diundang. Hasil rembug tua
menyatakan bahwa pihak calon suami saya akan mengadakan Ngundhuh Mantu. Setelah
berdiskusi dengan bapak, maka jumlah undangan dibatasi 400. Seiring berjalannya
waktu, nama-nama baru terus bertambah sehingga total akhir tamu undangan di
daftar saya sekitar 440, sedangkan jumlah undangan Ngundhuh Mantu sekitar
200-300 undangan.
Langkah nomer 2
ini kebalikan dari langkah nomer 1. Pada langkah ini, kita tidak harus
membatasi jumlah undangan kita. Yang kita lakukan hanya membuat list tanpa
memperhitungkan jumlahnya. Ya, bisa sedikit bisa juga banyak, tergantung yang
punya acara.
----------------------------------------------------
Bagian tersulit adalah menentukan
siapa saja yang akan diundang. Ini terasa seperti kita menjadi panitia seleksi.
Hal ini akan sangat membingungkan apablia Anda & keluarga Anda memiliki
lingkup pergaulan yang luas di lingkungan. Saya & keluarga cukup aktif di
lingkungan, tidak hanya lingkungan gereja tetapi juga di kampung & kantor. Sangat
tidak enak rasanya ketika ada beberapa orang yang kita kenal terpaksa tidak
diundang karena keterbatasan undangan. Intinya harus tegas terhadap diri
sendiri (meskipun saya dan bapak akhirnya sedikit tidak tegas karena jumlah
daftar undangan yang jumlahnya semakin melenceng dari batas).
Pesan bapak: kalau mau dituruti, semua orang gereja ya harusnya diundang... kan semua kenal. Tapi ya mosok semua diundang?
Dengan berat hati, kami harus memutuskan untuk mengundang mereka yang benar-benar dekat atau memiliki kedekatan emosional/kesan dengan kami, bukan hanya sekedar kenal atau tahu. Setelah dipikir-pikir, hal ini sangat positif karena pesta pernikahan terasa lebih private & intim karena tamu-tamunya memiliki kedekatan secara batin dan emosional dengan kita.
Oleh sebab itu, dengan segala kerendahan hati, saya meminta maaf bagi teman,kenalan,rekan saya yang tidak diundang kemarin. Bukan karena kalian tidak spesial, melainkan sungguh ini karena berbagai pertimbangan.
Dari semua daftar undangan itu,
kemudian di-input ke Excel dan dipilah-pilah menjadi beberapa kategori. Saya mengkategori jumlah undangan secara keseluruhan untuk: tamu di gereja, tamu ibadat midodareni, tamu siraman, tamu rapat panitia, siapa saja yang diberi seragam, dan siapa saja yang dipesankan hotel/guest house.
Tidak lupa buatlah kemungkinan
kehadiran tamu undangan tersebut per kategori.
Jumlah ini nantinya akan sangat
membantu dalam menentukan jumlah katering, snack, dan souvenir dalam setiap rentetan acara kita.
Dengan perencanaan
yang matang & detail, selain efisien budget, maka kita tak akan khawatir malu karena kateringnya kurang dan kita juga tidak
akan sedih karena makanannya terlalu banyak yang sisa lalu dibuang. Trust me, it works!
Comments